Ressources humaines : comment concevoir l'onboarding ?

L’anglicisme « onboarding » désigne tout un processus d’accueil des nouvelles recrues dans une entreprise. D’ailleurs, sa traduction littérale serait « embarquement ». Alors, comment faire pour convaincre les personnes recrutées qu’elles ont fait le bon choix ? Voici les étapes à suivre pour bien réussir l’intégration de vos employés.

L’onboarding, c’est quoi ?

L’onboarding invite les nouvelles recrues à bord de l’entreprise.

Processus crucial dans le cycle de recrutement d’une entreprise, l’onboarding désigne l’ensemble des actions et des procédures mises en place pour intégrer efficacement un nouveau collaborateur. Bien plus qu’une simple cérémonie d’accueil, l’onboarding commence avant l’arrivée du salarié et se prolonge jusqu’à ce qu’il soit pleinement opérationnel, ce qui peut prendre de 6 à 9 mois.

Il s’agit d’un parcours structuré visant à faciliter l’adaptation du nouvel employé à l’environnement de travail, aux pratiques et à la culture de l’entreprise. Cela inclut la présentation des collègues, la formation aux outils et processus spécifiques de l’entreprise ainsi qu’un accompagnement régulier pour assurer une transition en douceur.

Les activités incluses dans l’onboarding peuvent être diverses et variées et aller de la formation formelle à des événements tels que des afterworks ou des activités de team building. Ces actions sont conçues pour immerger le nouvel arrivant dans la culture de l’entreprise, lui permettre de tisser des liens avec ses collègues et de comprendre les valeurs et les objectifs de l’entreprise et poser les fondations d’une relation professionnelle fructueuse et durable.

Pourquoi intégrer une phase d’onboarding dans votre processus de recrutement ?

Vous avez déjà mis en place un processus de recrutement et vous vous demandez ce que l’onboarding pourrait vous apporter ? Sachez qu’un onboarding réussi favorise la fidélisation, l’engagement et la productivité des nouveaux employés. On vous explique.

Tout d’abord, comme nous l’avons vu plus haut, l’onboarding favorise une intégration rapide et efficace des nouveaux collaborateurs. Cela se traduit généralement par une augmentation de la productivité des employés, car ils se sentent soutenus et guidés dès leur arrivée. En outre, cette phase d’inclusion renforce la rétention des employés en créant un sentiment d’appartenance. Selon une étude de Cadremploi, 1 cadre sur 3 a déjà démissionné suite à une intégration ratée. L’onboarding représente donc un atout économique pour vous puisque les coûts de recrutement et de formation des nouveaux employés sont considérablement réduits.

Par ailleurs, cette phase joue un rôle essentiel dans l’amélioration de la cohésion d’équipe. Il stimule l’engagement et la motivation des nouveaux arrivants, ce qui a un impact positif sur l’ensemble du milieu de travail.

Ensuite, et c’est un aspect dont vous devez tenir compte, une bonne intégration renforce votre marque employeur. Elle transmet une image positive et organisée de l’entreprise, non seulement aux nouveaux employés mais aussi potentiellement à leur réseau extérieur. Vous attirez ainsi des talents de qualité. C’est également une bonne occasion de mettre en avant les valeurs et la culture de votre organisation.

Quelles sont les étapes à suivre avant la prise de poste ?

Annoncez l’embauche au reste de l’équipe ou de l’entreprise

Commencez par informer le personnel de l’arrivée d’une nouvelle recrue. Préparez la communication avec soin et utilisez tous les supports de communication interne dont vous disposez (e-mail, affichage sur écran, newsletter, réseau social interne, etc.). L’objectif est de créer un environnement accueillant pour le nouvel arrivant, mais aussi d’éviter toute gêne ou confusion potentielle, notamment s’il remplace un poste existant.

Dans le message de présentation, selon le ton et le style utilisés dans vos communications, vous pouvez mentionner, en plus du rôle et des missions du nouveau collaborateur, des éléments plus personnels, comme ses hobbies ou centres d’intérêt, afin d’encourager les échanges informels et de créer des liens.

Afin de faciliter l’intégration du nouveau venu, il est possible de nommer un mentor qui le guidera dans sa découverte de l’entreprise et répondra à ses questions. Ce parrain permet de créer rapidement une sensation d’appartenance, de fournir une source constante de soutien et d’accélérer la compréhension de la culture d’entreprise.

Fournissez au nouvel arrivant des informations sur l’entreprise et ses valeurs

Faites un suivi avant le premier jour de travail. Ne coupez pas la communication entre le dernier entretien et l’entrée dans les locaux. Vous pouvez notamment envoyer un e-mail de bienvenue ou un livret d’accueil détaillé (numérique ou papier).

Ce support doit inclure des informations essentielles sur l’entreprise, telles que :

• le règlement intérieur ;
• les horaires de travail ;
• les procédures importantes ;
• les informations sur le CSE ;
• l’accès à l’intranet et aux réseaux internes ;
• un organigramme.

Vous pouvez également ajouter des éléments de communication comme des plaquettes produits ou des catalogues pour aider le nouvel employé à s’imprégner de l’image de l’entreprise. Cela facilitera son intégration et sa compréhension des valeurs et du fonctionnement de l’entreprise.

Préparez tous les documents administratifs

Si possible, évitez de remplir les documents administratifs le premier jour. L’idéal est que tout soit déjà prêt au moment où le salarié arrive. En outre, si vous lui fournissez ces papiers à l’avance, il peut en prendre connaissance tranquillement.

Prévoyez un pack de bienvenue

Pour faire en sorte que la nouvelle recrue se sente la bienvenue et lui donner tous les accessoires dont elle aura besoin, il est conseillé de préparer un pack de bienvenue. Dès qu’elle arrivera, elle pourra en disposer.

Ce pack peut inclure un badge, une carte tickets-restaurant, des stylos, un ordinateur avec les logiciels requis et des goodies comme une tasse ou un carnet.

D’ailleurs, de manière générale, vous pouvez organiser le poste de travail du futur employé. Veillez à ce que votre équipe des Ressources humaines, l’équipe qu’il intégrera et l’équipe informatique se concertent afin de créer l’adresse e-mail et les identifiants et pour préparer tous les équipements.

Quel onboarding après la prise de poste ?

Accueillez le nouveau venu dans les locaux et l’entreprise

Pour bien réussir votre onboarding, il est essentiel de bien organiser les premières journées d’accueil d’un nouvel arrivant. Cette étape peut relever du service qu’il intégrera ou bien partiellement ou totalement du service des Ressources humaines. Cela peut également être la responsabilité du Chief Happiness Officer, si votre entreprise en compte un.

Pour commencer, prévoyez un temps d’accueil pour mettre le nouveau collaborateur à l’aise. Cette phase inclut généralement une visite guidée des locaux, de son espace de travail, des différents services de l’entreprise, des zones de pause et de la restauration collective. Ces premiers moments permettent au nouvel employé de se familiariser avec l’environnement de travail.

Pour renforcer la cohésion d’équipe et créer une atmosphère conviviale, l’organisation d’un repas ou d’un petit déjeuner de bienvenue est fortement recommandée. Un moment d’échange avec le manager peut également rassurer le nouveau venu. Si un mentor a été désigné, il peut aussi passer du temps avec lui.

Mettez en place des temps de formation

Pour faciliter la compréhension des outils et éviter de noyer le nouvel arrivant sous un flot d’informations, vous pouvez prévoir des temps de formation, par exemple, pour utiliser les outils collaboratifs, de gestion de congés ou les consignes de cybersécurité. Cela lui permettra d’être petit à petit autonome.

Pour faire un suivi des compétences, vous pouvez fixer des objectifs à atteindre. Le collaborateur pourra ainsi gagner en confiance.

Toutes ces étapes sont cruciales pour la productivité : si le salarié est à l’aise avec son environnement et son poste, il sera rapidement efficace.

Faites un suivi

Pour être efficace, le suivi doit avoir lieu tout au long des premiers mois, car c’est au cours de cette période que l’employé apprend à naviguer dans son nouvel environnement de travail.

Planifiez des échanges réguliers entre le nouvel employé, le service des Ressources humaines et son manager afin de vérifier que l’intégration se déroule sans accroc. Ces rencontres permettent de discuter des ressentis du collaborateur, de ses relations avec l’équipe et de l’adaptation à son nouveau rôle. Elles permettent également de détecter et résoudre dès que possible tout problème d’intégration, mais aussi de prévenir un éventuel départ prématuré.

Encouragez la communication ouverte et recueillez les éventuels feedbacks du nouvel employé, notamment à travers des outils comme le rapport d’étonnement. Ces retours sont précieux et vous pouvez optimiser le parcours d’onboarding sur la base de ses observations et suggestions.